Ibaiscanbit: la oficina sin papeles (“paperless”) gracias a KAUDATU

El reto: una oficina sin papeles

En 2018, IbaiScanbit decidió dar un paso firme hacia la digitalización: reducir al máximo el uso del papel en sus comunicaciones internas, especialmente en el departamento de personas.
El objetivo estaba claro: implantar una oficina paperless.

Para lograrlo, la empresa confió en Kaudatu, empezando por la entrega de nóminas a través de un canal seguro y privado. El resultado fue inmediato:

• Reducción de costes
• Simplificación de tareas administrativas
• Mayor eficiencia en recursos humanos

Más allá de las nóminas

Tras esta primera etapa, IbaiScanbit extendió la digitalización a todas las comunicaciones con su plantilla, asegurando además el cumplimiento legal en materia de datos sensibles.

Según explica Óscar Díaz de Otazu, Responsable de RRHH:

“Además de la formalización de contratos vía firma móvil, utilizamos este sistema para la firma de numerosos documentos que agilizan la gestión. Por ejemplo, en la Coordinación de Actividades Empresariales, donde parte de la documentación debe ir firmada tanto por la empresa como por los trabajadores.”

Documentos que ahora se gestionan digitalmente

• Contratos y anexos
• Acuerdos de confidencialidad
• Acuerdos de fidelización
• Cláusulas y documentos internos que antes requerían firma presencial

Beneficios clave

• Agilidad en los procesos
• Ahorro de tiempo, especialmente con empleados desplazados
• Localización rápida de documentos
• Reducción del espacio físico de archivo
• Compromiso medioambiental, evitando papel, tóner y desplazamientos innecesarios

El proyecto con KAUDATU ha permitido a IbaiScanbit avanzar hacia un entorno 100% digital, más eficiente, sostenible y alineado con las necesidades de sus equipos y la legislación vigente.