Digitalizatzea ez da sinplifikatzea: zergatik jarraitzen duten prozesu batzuk lehen bezain konplexuak izaten

Papera desagertzen denean baina prozesuak berdin jarraitzen duenean

Pentsa dezagun eguneroko gauza batean, lanean hasteko kontratu berri batean. Lehen: inprimatu, sinatu eta eskura edo postaz ematen zen.

Orain: PDF bat deskargatu, bete, sinatu, mezu bati erantsi, bidali, erregistratu eta artxibatu egiten da.

Papera desagertu egin da. Baina prozedura ia berdina da. Eta kasu batzuetan pausoak gehitu dira, ez ezabatu.

Izan ere, dokumentu fisikoak digital bihurtzea eta prozesu bat birdiseinatzea ez dira gauza bera. Informazio bera behin baino gehiagotan eskatzen jarraitzen badugu, egiaztapen berdinak eginez edo sistema desberdinen artean dokumentuak mugituz, sakoneko arazoak bere horretan jarraitzen du. Euskarria da aldatu dena. Ez lan egiteko modua.

WhatsApp edo posta elektronikoz dokumentuak bidali: bermerik gabe digitalizatu

Bada gutxi aipatzen den beste kontu bat: digitala den guztia ez da baliozkoa enpresa-dokumentazioa kudeatzeko.

WhatsApp bidez kontratu bat bidaltzea ere digitalizatzea da. Nomina posta pertsonalez partekatzea digitalizatzea ere bada. Biltegiratze-zerbitzu generikoetako karpeta partekatuetan dokumentazio kritikoa kudeatzea ere digitalizatzea da.

Baina entregatzeko, osotasunerako edo trazabilitaterako bermerik eskaintzen ez duten tresnekin digitalizatzeak ez du arazoa konpontzen. Lekuz aldatzen du.

Galdera ez da dokumentazioa formatu digitalean dagoen ala ez. Prozesu horrek eskaini beharko lituzkeen bermeak eskaintzen ote dituen da: nork bidali zuen dokumentua, noiz, aldatua izan den, hartzailearengana iritsi den.

Eta bada beste bat, gero eta garrantzitsuagoa: non gordetzen den dokumentu hori, zein jurisdikzioren mende eta nork kontrolatzen duen benetan sarbidea. Tresna generikoekin, Europatik kanpoko zerbitzarietan amai daiteke datua, eta zureak ez diren araudien menpe egon. Datu-subiranotasun kontua da, araudia betetzeaz gain. Berme horiek gabe, eraginkortasuna itxurazkoa da.

Prozesu heredatuen pisua

Erakunde askok beste garai batean diseinatutako prozedurak erabiltzen dituzte, dokumentazioa paperean zegoenean eta egiaztapenak eskuz egiten zirenean. Horregatik, oraindik ere honelako egoerak gertatzen dira:

• beste plataforma batera igotzeko deskargatzen diren dokumentuak
• hainbat aldiz sistema desberdinetan sartzen diren datuak
• dokumentazio kritikoa entregatzeko bermerik gabe erabiltzen diren mezuak
• beste sistema batean eskuragarri dagoen informazioaren eskuzko berrikuspenak

Prozesu horiek digitalizatzeak, aurretik berrikusi gabe, dauden eraginkortasunik ezak bizkortzea baino ez du egiten. Edo ikusteko zailagoa den arazo bihurtzen ditu.

Zer esan nahi duen modu arduratsuan digitalizatzeak

Zerbait nola digitalizatu erabaki aurretik, prozesuak dagoen bezala zentzua duen galdetzea komeni da. Galdera baliagarri batzuk:

• Urrats horrek beharrezkoa izaten jarraitzen du ala oinordetzan hartutako inertzia da?
• Beste sistema batean dagoen informazioa eskatzen ari gara?
• Erabiliko ditugun tresnek dokumentazio mota honetarako berme nahikoak eskaintzen dituzte?
• Prozesuaren trazabilitatea hasieratik amaierara bermatu dezakegu?

Galdera horiek egin gabe digitalizatzeak modernizazio itxura eman dezake, benetako hobekuntzarik gabe. Eta, kasu batzuetan, lehen baino arrisku gehiagorekin: dokumentazio sentikorra bermerik gabeko kanaletatik zirkulatzen, noren eskuetara eta noiz sartu zen erregistratu gabe.

Sinplifikazioa helburu gisa, ez ondorio gisa

Sinplifikatzea ez da automatikoa. Prozesua nola diseinatuta dagoen berrikusi behar da, baliorik ematen ez duten urratsak ezabatu behar dira eta kudeatzen denaren mailako tresnak aukeratu behar dira.

Kaudatu ideia horretatik abiatzen da: dokumentu baten bidalketa, sinadura eta zaintza fluxu bakarra izatea, hasieratik entrega, sinadura eta osotasun bermeekin. Hala, gaur egun itoguneak sorrarazten dituzten eskuzko egiaztapen asko jada ez dira beharrezkoak. Ez kontrolak kendu direlako, baizik eta prozesuak berak modu naturalean barneratzen dituelako.

Hori da ondo digitalizatzearen eta digitalizatzearen arteko aldea.

Gaur egun zure dokumentazio kritikoa postaz edo WhatsAppez badabil, Kaudatu falta zaiona emateko modu bat da: entregatzeko, sinatzeko eta osotasunerako bermeak, eta trazabilitatedun zaintza. Ikusi nola funtzionatzen duen.