Zergatik jarraitzen dugu jada badauden dokumentuak eskatzen?

Arazoa ez da dokumentua. Espedientea da.

Dokumentazioaz hitz egiten dugunean, fitxategi zehatzetan pentsatzen dugu normalean: ziurtagiri bat, nomina bat, kontratu bat. Baina, egia esan, dokumentua oso gutxitan izaten da lan-unitatea. Espedientea da.

Espediente bat ez da fitxategi-bilduma soil bat. Prozesu bat behar bezala egin dela frogatzen du, erabaki baten oinarria da, jarduketen erregistroa da eta parte hartu duten guztientzako berme bat da.

Horregatik, dokumentu bat eskatzeak ez du beti behar operatibo bati erantzuten. Askotan, idatziz jasota uzteko, jarduerak justifikatzeko edo gertaera jakin batzuk egiaztatzeko beharrari erantzuten dio. Eta behar hori beste era batera konpontzen ez den bitartean, dokumentuak eskatzen jarraituko da.

Zergatik pilatzen da dokumentazioa denborarekin

Hainbat faktorek laguntzen dute prozeduretan geruza dokumentalak gehitzen joaten:

• Arriskua saihesteko joera: akats edo erreklamazioei aurre egiteko babes-mekanismo gisa beharrezkoa baino dokumentazio gehiago eskatzea.
• Sistemen arteko loturarik eza: sistema batean dagoen informazioa behar den tokian eskuragarri ez egotea, eta ondorioz berriro eskatu behar izatea.
• Paperetik heredatutako prozesuak: dena eskuz egiaztatzen zenean diseinatutako prozedurak, inoiz berrikusi gabeak.
• Kontrolak bikoiztea: informazio beraren gainean prozesuaren puntu desberdinetan egiten diren egiaztapenak.

Emaitza beti berbera izaten da: dokumentazio gehiago, berrikuspena gehiago eta alde guztiek denbora gehiago inbertituta.

Benetako kostua, eta ia ikusezina

Inpaktua ez dago, normalean, dokumentuan bertan, baizik eta inguruan gertatzen den guztian. Eskaera gehigarri bakoitzak lan-kate bat jartzen du martxan: dokumentazioa eskatu, bildu, berrikusi, akatsak edo dokumentu okerrak detektatu, zuzentzeko eskatu eta berriro berrikusi.

Zuzenketaren fasea atzerapen eta administrazio-kostuen eragile nagusietako bat da, bai eskatzailearentzat bai ekarpena egiten duenarentzat. Eta ikusezinena ere bada, izan ere, urrats artean gertatzen da eta gutxitan agertzen da inongo adierazletan.

Enpresa-esparruan, horrek esan nahi du balio gehitzen ez duen administrazio-denbora, barne-prozesuen atzerapenak eta bezero edo hornitzaileen aurrean erantzuteko gaitasun txikiagoa.

Dokumentazio erredundantearen aurrean behar den dokumentazioa

Biak bereiztea komeni da. Dokumentazioa beharrezkoa da nortasuna edo ordezkaritza egiaztatzen duenean, legezko baldintzak justifikatzen dituenean edo hirugarrenen eskubideak babesten dituenean. Arazoa agertzen da jada badagoen informazioa, lehenago ekarritakoa edo pertsonaren bitartekotasunik gabe zuzenean lor zitekeena eskatzen denean.

Dokumentu-karga murrizteak ez du beti dokumentuak ezabatzea esan nahi. Askotan, eskaera bakoitzak gaur egungo testuinguruan zentzua duen edo inork zalantzan jarri ez duen urrats heredatu bat den berrikustea dakar.

"Behin bakarrik" printzipioa

Azken urteetan indar hartu du itxuraz nabaria baina inplikazio sakonak dituen ideia batek: pertsona batek edo enpresa batek informazio jakin bat jada eman badu, ez luke berriro aurkeztu behar. Printzipio honek, administrazio digitalari buruzko Europako arau-esparruetan jasota dagoena, ez du kontrolak ezabatzea esan nahi. Informazioa jada badago eta behar diren bermeekin berrerabili daitekeenean lan bikoiztua saihestea esan nahi du.

Gakoa berme horietan dago. Informazioa berrerabiltzea ez da kontrolik gabe partekatzea. Printzipioa funtzionatzeko, trazabilitatea egon behar da: nork zer eman zuen jakitea, noiz, zein testuingurutan eta informazio hori oraindik baliozkoa den.

Zer zerikusi du honek enpresako dokumentu-kudeaketarekin

Itxura baino gehiago. Erakunde askok dokumentuak elementu isolatu gisa kudeatzen jarraitzen dute, baina, egia esan, prozesu zabalagoen parte dira: kontratazioaren, hornitzaileen, giza baliabideen eta arau-betetzearen.

Prozesu horiek ondo definituta ez daudenean eta dokumentazioa mezu elektronikoetan, karpeta partekatuetan edo elkarren artean loturarik gabeko sistemetan ibiltzen denean, trazabilitatea galtzen da, oztopoak agertzen dira eta bertsio oker edo eguneratugabeekin lan egiteko arriskua handitzen da.

Enpresa batek Kaudaturen bidez dokumentazioa bidaltzen duenean, alde bakoitzak bere kopia jasotzen du espazio seguru eta beti eskuragarri batean. Kontratu bat sinatzen duen langile batek une horretatik bertatik du bere postontzian, enpresan jarraitzen duen ala ez kontuan hartu gabe. Nomina, ziurtagiri edo beste edozein dokumentu jasotzen duen pertsona batek ez du enpresak berriro bidaltzeko beharrik: jada badu.

Alde bakoitzak hasieratik bere kopia duenean, “bidal diezadakezu berriro dokumentu hori?” galderak ez du zentzu handirik. Ez dago eskatu beharrik jada hor dagoelako.