Nola sinatu PDF bat ziurtagiri digitalarekin: noiz erabili eta noiz ez den beharrezkoa

Zer da ziurtagiri digitala duen sinadura?

Ziurtagiri digitala duen sinadura sinadura elektronikoaren mota bat da, sinatzailearen identitatea dokumentuarekin lotzen duena, erakunde egiaztatu batek (esaterako, Izenpe edo FNMT) emandako ziurtagiri baten bidez. Europar Batasuneko araudiak sinadura elektroniko kualifikatua esaten dio horri: segurtasun-maila handienekoa da; eta, legez, eskuz idatzitako sinaduraren parekoa da.

Erabiltzeko, sinatzaileak ziurtagiri hori bere gailuan instalatuta eduki izan du, edo horretarako gaitutako bitartekoen bidez erabili.

Praktikan, horrek ondorengo hau esan nahi du:

• Sinatzailearen identitatea ziurtagiri kualifikatu baten bidez egiaztatzen da.
• Dokumentuak denboran zehar osorik dirauela bermatzen duten mekanismoak dauzka.
• Nork eta noiz sinatu zuen adierazten duen ebidentzia sendoa sortzen da.

Hala ere, ez da aukera bakarra. Sinadura elektronikoaren hainbat maila daude, eta horiek ezagutzeak ahalbidetzen du ondo aukeratzea.

Zer motatako sinadura elektronikoak daude?

Araudiak hiru maila bereizten ditu:

• Sinadura bakuna: sinatzailea identifikatzen du oinarrizko kredentzialen bidez (erabiltzailea eta pasahitza). Arina eta baliagarria da eguneroko prozesu askotarako: irudi tratamendua baimentzea, norbera babesteko ekipamenduak entregatzeko adostasuna sinatzea, barne araudia jaso izana erregistratzea, arrisku txikiko izapideak berrestea.
• Sinadura aurreratua: bigarren autentifikazio faktore bat gehitzen du; eskuarki, erabilera bakarreko SMS kode bat. Bankuek erabiltzen duten sistema da. Sinatzailearen identitateari buruzko berme gehiago ematen ditu, eta egokia da nolabaiteko pisu juridikoa duen dokumentazioa sinatzeko: lan kontratuak, merkataritza akordioak edo —ikastetxeen kasuan— familiek txangoetarako sinatutako baimenak, lanbide heziketa dualean enpresa laguntzaileekin egindako hitzarmenak…
• Sinadura kualifikatua (ziurtagiri digitalarekin): mailarik altuena. Erakunde ziurtatzaile aitortu batek (Izenpe, FNMT…) emandako ziurtagiria behar du. Papereko sinaduraren baliokidea da, eta nahitaez eskatzen da lege edo administrazio testuinguru jakin batzuetan.

Nola sinatu PDF bat ziurtagiri digitalarekin

PDF bat ziurtagiri digitalarekin sinatzea prozesu erraza da tresna egokiak ditugunean. Ohiko prozesua hau da:

1. Dokumentua plataformara igotzen da.
2. Sinatzaileak bere ziurtagiri digitala hautatzen du.
3. Dokumentuaren gainean sinadura aplikatzen da.
4. Sistemak berme guztiekin sinatutako dokumentua sortzen du.

Sinadura mota horrek aukera ematen du modu sendoan egiaztatzeko nork sinatu duen dokumentua, zer unetan, eta zer segurtasun mailarekin.

Noiz sinatu behar dut ziurtagiri digitalarekin eta noiz ez?

Hori da enpresa batean dokumentuen sinadura kudeatu behar duenak egiten duen benetako galdera.

Ziurtagiri digitalarekin sinatzea da aukerarik egokiena dokumentuak ondorio juridiko garrantzitsuak dituenean edo aplikatu beharreko araudiak berariaz eskatzen duenean.

Adibidez, kasu hauetan erabili ohi da:

• Administrazio publikoarekiko kontratuak.
• Merkataritza eragiketa garrantzitsuak.
• Auzigai izan daitekeen dokumentazioa.

Hala ere, ohiko enpresa prozesu askotan, ez da beharrezkoa eskakizun maila horretara iristea.

Kasu horietan, sinadura aurreratu edo bakun bat oso baliagarria eta nahikoa izan daiteke ziurtagiri digitalik gabe PDF bat sinatzeko, prozedura askoz arinagoarekin.

Adibidez:

• Lan kontratuak.
• Kitapenak.
• Aktak.
• Harrera dokumentazioa (lan arriskuen prebentzioa, Datu Pertsonalak Babesteko Lege Organikoa) edo barne berrespenak.

Garrantzitsuena ez da beti aukerarik konplexuena aukeratzea, baizik eta egoera bakoitzerako egokiena aukeratzea.

Hor egiten dute behaztopa enpresa askok: uste izaten dute beren sinadurak digitalizatzeak beren langile edo bezero guztiak ziurtagiri digital bat izatera behartzea dakarrela. Eta hori ez da horrela.

Nola kudeatu sinadurak zure enpresan, zailtasunik sortu gabe

Gakoa da plataforma bat izatea, dokumentuaren arabera sinadura mota aukeratu ahal izateko, sinatzaileak ezer instalatu behar izan gabe eta ziurtagiri digitalik eduki gabe. Izan ere, prozesua beste pertsonak ziurtagiri digitala izatearen, softwarea instalatzearen edo nola egin ulertzearen mende dagoenean, erraza da blokeatzea.

Eta sinadura blokeatzen denean, prozesu osoa blokeatzen da.

Kaudaturekin, langileen, bezeroen edo hornitzaileen sinadura elektronikoak eska ditzakezu klik soil batekin, edozein gailutatik eta edozein unetan. Plataformak hainbat sinadura mota eskaintzen ditu: bakuna, aurreratua eta kualifikatua (azken hori BakQ bidez ere eskura daiteke). Horrela, segurtasun maila prozesu bakoitzera egokitu dezakezu, sinatu behar duena gehiegi kargatu gabe.

Gainera, sinatutako dokumentu bakoitza sinatzailearen eta igorlearen postontzi digitalean artxibatzen da, prozesuaren trazabilitate osoarekin: nork bidali zuen, nork sinatu zuen, noiz eta nondik. Hala egunerokotasunerako nola edozein gatazka egoeratarako balio duen bermea.

Laburbilduz

Ez dago digitalki sinatzeko modu zuzen bakarra. Badago, ordea, ondo aukeratzeko beharra: zer segurtasun mailarekin, zer dokumentu motatarako, eta sinatzen duenaren esperientzian zer inpakturekin.

Ziurtagiri digitalarekin sinatzeak legezko berme mailarik handiena eskaintzen du. Hala ere, ez da beti beharrezkoa; eta, beharrezkoa ez denean, azkar egin beharko liratekeen prozesuak geldiaraz ditzake.

Gai honetan, alde benetan nabarmenak eragiten dituena da prozesu osoa modu errazean kudeatu ahal izatea, dokumentuak bidaltzen, sinatzen eta bermeekin kontserbatzen direla ziurtatuta. Horretaz arduratzen da Kaudatu.

Ezagutu ezazu nola funtzionatzen duten Kaudatuko sinadura soluzioek.